Virksomheder skal slette eller gøre personoplysninger anonyme, når det ikke længere er nødvendigt at have oplysningerne. Anonymiseringen skal dog være fuldstændig og uigenkaldelig. Man kan dog opbevare oplysningerne så længe, der er et sagligt behov for det.
Det kan fx være regler i skattelovgivningen, som betyder, at oplysninger skal opbevares i et vist tidsrum i forhold til indberetning til SKAT.
Du kan som arbejdsgiver også komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et afskedigelsesforløb. Opbevaring af oplysninger til dette formål vil som udgangspunkt blive betragtet som et sagligt formål, men du bør altid overveje, om der er et reelt behov for at opbevare oplysninger om tidligere ansatte og hvor længe oplysningerne opbevares.
Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.2) (PDF)