Gå til hovedindhold

Mit Virk >

Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold

Spørgsmål 1

1. Behandler I personoplysninger om jobansøgere?

Ændringen er gemt

Ansøgninger og CV'er indeholder personoplysninger. Nogle af disse oplysninger vil ikke være nødvendige for at træffe beslutning om mulig ansættelse. Du har dog ikke pligt til - under processen - at tage stilling til oplysningernes relevans med henblik på eventuel sletning af oplysninger.

Ved en ansøgningsproces kan du have behov for at indsamle yderligere oplysninger om de enkelte ansøgere. Det kan fx være referencer fra tidligere arbejdsgivere, straffeattester/børneattester eller oplysninger fra de sociale medier.

Behandling af personoplysninger i en ansættelsessituation skal altid være sagligt og proportionalt, dvs. det skal være relevant i forhold til stillingen. Derudover kræver det fx normalt ansøgerens samtykke at indhente oplysninger fra fx tidligere og nuværende arbejdsgivere, mens offentligt tilgængelige oplysninger, som ansøgeren selv har delt på sociale medier, kan indsamles, hvis det er relevant og forholdsmæssigt i forhold til stillingen.

Du kan læse mere i Datatilsynets generelle informationspjece om databeskyttelsesforordningen (PDF)

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5) (PDF)

Ændringen er gemt

Ansøgninger og CV'er indeholder personoplysninger. Nogle af disse oplysninger vil ikke være nødvendige for at træffe beslutning om mulig ansættelse. Du har dog ikke pligt til - under processen - at tage stilling til oplysningernes relevans med henblik på eventuel sletning af oplysninger.

Ved en ansøgningsproces kan du have behov for at indsamle yderligere oplysninger om de enkelte ansøgere. Det kan fx være referencer fra tidligere arbejdsgivere, straffeattester/børneattester eller oplysninger fra de sociale medier.

Behandling af personoplysninger i en ansættelsessituation skal altid være sagligt og proportionalt, dvs. det skal være relevant i forhold til stillingen. Derudover kræver det fx normalt ansøgerens samtykke at indhente oplysninger fra fx tidligere og nuværende arbejdsgivere, mens offentligt tilgængelige oplysninger, som ansøgeren selv har delt på sociale medier, kan indsamles, hvis det er relevant og forholdsmæssigt i forhold til stillingen.

Du kan læse mere i Datatilsynets generelle informationspjece om databeskyttelsesforordningen (PDF)

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5) (PDF)

Ændringen er gemt

Ansøgninger og CV'er indeholder personoplysninger. Nogle af disse oplysninger vil ikke være nødvendige for at træffe beslutning om mulig ansættelse. Du har dog ikke pligt til - under processen - at tage stilling til oplysningernes relevans med henblik på eventuel sletning af oplysninger.

Ved en ansøgningsproces kan du have behov for at indsamle yderligere oplysninger om de enkelte ansøgere. Det kan fx være referencer fra tidligere arbejdsgivere, straffeattester/børneattester eller oplysninger fra de sociale medier.

Behandling af personoplysninger i en ansættelsessituation skal altid være sagligt og proportionalt, dvs. det skal være relevant i forhold til stillingen. Derudover kræver det fx normalt ansøgerens samtykke at indhente oplysninger fra fx tidligere og nuværende arbejdsgivere, mens offentligt tilgængelige oplysninger, som ansøgeren selv har delt på sociale medier, kan indsamles, hvis det er relevant og forholdsmæssigt i forhold til stillingen.

Du kan læse mere i Datatilsynets generelle informationspjece om databeskyttelsesforordningen (PDF)

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5) (PDF)

Ændringen er gemt

Ansøgninger og CV'er indeholder personoplysninger. Nogle af disse oplysninger vil ikke være nødvendige for at træffe beslutning om mulig ansættelse. Du har dog ikke pligt til - under processen - at tage stilling til oplysningernes relevans med henblik på eventuel sletning af oplysninger.

Ved en ansøgningsproces kan du have behov for at indsamle yderligere oplysninger om de enkelte ansøgere. Det kan fx være referencer fra tidligere arbejdsgivere, straffeattester/børneattester eller oplysninger fra de sociale medier.

Behandling af personoplysninger i en ansættelsessituation skal altid være sagligt og proportionalt, dvs. det skal være relevant i forhold til stillingen. Derudover kræver det fx normalt ansøgerens samtykke at indhente oplysninger fra fx tidligere og nuværende arbejdsgivere, mens offentligt tilgængelige oplysninger, som ansøgeren selv har delt på sociale medier, kan indsamles, hvis det er relevant og forholdsmæssigt i forhold til stillingen.

Du kan læse mere i Datatilsynets generelle informationspjece om databeskyttelsesforordningen (PDF)

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5) (PDF)

Spørgsmål 2

2. Behandler et rekrutteringsbureau personoplysninger om ansøgere på jeres vegne?

Ændringen er gemt

Det er virksomheden, der træffer beslutning om at ansætte medarbejdere, og det er virksomheden, der er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelse.

Alt efter omstændighederne vil et rekrutteringsbureau være enten selvstændig dataansvarlig, databehandler eller sammen med virksomheden være fælles dataansvarlige. Hvis fx et rekrutteringsbureau behandler personoplysninger på din virksomheds vegne og på baggrund af jeres instruks, skal din virksomhed bl.a. indgå databehandleraftale, inden ansættelsesprocessen sættes i gang.

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om dataansvarlige og databehandlere (afsnit 3.2) (PDF)

Du kan læse mere i datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 3.1) (PDF)

Ændringen er gemt

Det er virksomheden, der træffer beslutning om at ansætte medarbejdere, og det er virksomheden, der er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelse.

Alt efter omstændighederne vil et rekrutteringsbureau være enten selvstændig dataansvarlig, databehandler eller sammen med virksomheden være fælles dataansvarlige. Hvis fx et rekrutteringsbureau behandler personoplysninger på din virksomheds vegne og på baggrund af jeres instruks, skal din virksomhed bl.a. indgå databehandleraftale, inden ansættelsesprocessen sættes i gang.

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om dataansvarlige og databehandlere (afsnit 3.2) (PDF)

Du kan læse mere i datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 3.1) (PDF)

Ændringen er gemt

Det er virksomheden, der træffer beslutning om at ansætte medarbejdere, og det er virksomheden, der er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelse.

Alt efter omstændighederne vil et rekrutteringsbureau være enten selvstændig dataansvarlig, databehandler eller sammen med virksomheden være fælles dataansvarlige. Hvis fx et rekrutteringsbureau behandler personoplysninger på din virksomheds vegne og på baggrund af jeres instruks, skal din virksomhed bl.a. indgå databehandleraftale, inden ansættelsesprocessen sættes i gang.

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om dataansvarlige og databehandlere (afsnit 3.2) (PDF)

Du kan læse mere i datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 3.1) (PDF)

Ændringen er gemt

Det er virksomheden, der træffer beslutning om at ansætte medarbejdere, og det er virksomheden, der er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelse.

Alt efter omstændighederne vil et rekrutteringsbureau være enten selvstændig dataansvarlig, databehandler eller sammen med virksomheden være fælles dataansvarlige. Hvis fx et rekrutteringsbureau behandler personoplysninger på din virksomheds vegne og på baggrund af jeres instruks, skal din virksomhed bl.a. indgå databehandleraftale, inden ansættelsesprocessen sættes i gang.

Du kan læse mere i Datatilsynets vejledning om dataansvarlige og databehandlere (afsnit 3.2) (PDF)

Du kan læse mere i datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 3.1) (PDF)

Spørgsmål 3

3. Opbevarer I oplysninger om tidligere ansøgere?

Ændringen er gemt

Din virksomhed må kun opbevare oplysninger om ansøgere, så længe det er relevant for ansættelsesprocessen. Herefter skal oplysninger slettes.

Som virksomhed kan I have en interesse i at opbevare oplysninger om ansøgere i længere tid med henblik på mulig senere ansættelse. Dette kræver ansøgerens samtykke.

Herudover kan din virksomhed komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et konkret rekrutteringsforløb, fordi I bliver mødt med indsigelser om diskrimination mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5.3) (PDF)

Ændringen er gemt

Din virksomhed må kun opbevare oplysninger om ansøgere, så længe det er relevant for ansættelsesprocessen. Herefter skal oplysninger slettes.

Som virksomhed kan I have en interesse i at opbevare oplysninger om ansøgere i længere tid med henblik på mulig senere ansættelse. Dette kræver ansøgerens samtykke.

Herudover kan din virksomhed komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et konkret rekrutteringsforløb, fordi I bliver mødt med indsigelser om diskrimination mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5.3) (PDF)

Ændringen er gemt

Din virksomhed må kun opbevare oplysninger om ansøgere, så længe det er relevant for ansættelsesprocessen. Herefter skal oplysninger slettes.

Som virksomhed kan I have en interesse i at opbevare oplysninger om ansøgere i længere tid med henblik på mulig senere ansættelse. Dette kræver ansøgerens samtykke.

Herudover kan din virksomhed komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et konkret rekrutteringsforløb, fordi I bliver mødt med indsigelser om diskrimination mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5.3) (PDF)

Ændringen er gemt

Din virksomhed må kun opbevare oplysninger om ansøgere, så længe det er relevant for ansættelsesprocessen. Herefter skal oplysninger slettes.

Som virksomhed kan I have en interesse i at opbevare oplysninger om ansøgere i længere tid med henblik på mulig senere ansættelse. Dette kræver ansøgerens samtykke.

Herudover kan din virksomhed komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et konkret rekrutteringsforløb, fordi I bliver mødt med indsigelser om diskrimination mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 5.3) (PDF)

Spørgsmål 4

4. Videregiver I personoplysninger om de ansatte til andre?

Ændringen er gemt

I visse tilfælde følger det direkte af lovgivningen, at der skal ske videregivelse af oplysninger - fx oplysninger til SKAT om de ansattes løn.

Virksomheden har også mulighed for at offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på sin hjemmeside, fx navne, arbejdsområder og kontaktoplysninger. Det kræver som udgangspunkt ikke samtykke fra de ansatte, fordi oplysningerne er nødvendig information om arbejdspladsen.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.3-6.4) (PDF)

Ændringen er gemt

I visse tilfælde følger det direkte af lovgivningen, at der skal ske videregivelse af oplysninger - fx oplysninger til SKAT om de ansattes løn.

Virksomheden har også mulighed for at offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på sin hjemmeside, fx navne, arbejdsområder og kontaktoplysninger. Det kræver som udgangspunkt ikke samtykke fra de ansatte, fordi oplysningerne er nødvendig information om arbejdspladsen.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.3-6.4) (PDF)

Ændringen er gemt

I visse tilfælde følger det direkte af lovgivningen, at der skal ske videregivelse af oplysninger - fx oplysninger til SKAT om de ansattes løn.

Virksomheden har også mulighed for at offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på sin hjemmeside, fx navne, arbejdsområder og kontaktoplysninger. Det kræver som udgangspunkt ikke samtykke fra de ansatte, fordi oplysningerne er nødvendig information om arbejdspladsen.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.3-6.4) (PDF)

Ændringen er gemt

I visse tilfælde følger det direkte af lovgivningen, at der skal ske videregivelse af oplysninger - fx oplysninger til SKAT om de ansattes løn.

Virksomheden har også mulighed for at offentliggøre arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på sin hjemmeside, fx navne, arbejdsområder og kontaktoplysninger. Det kræver som udgangspunkt ikke samtykke fra de ansatte, fordi oplysningerne er nødvendig information om arbejdspladsen.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.3-6.4) (PDF)

Spørgsmål 5

5. Kan jeres ansatte få en kopi af de oplysninger, som opbevares om dem?

Ændringen er gemt

Nuværende og tidligere ansatte har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som I behandler om vedkommende.

I skal også give oplysninger om bl.a. formålene med behandlingen, kategorier af oplysninger og eventuelle modtagere og retten til berigtigelse, sletning mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4.2) (PDF)

Ændringen er gemt

Nuværende og tidligere ansatte har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som I behandler om vedkommende.

I skal også give oplysninger om bl.a. formålene med behandlingen, kategorier af oplysninger og eventuelle modtagere og retten til berigtigelse, sletning mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4.2) (PDF)

Ændringen er gemt

Nuværende og tidligere ansatte har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som I behandler om vedkommende.

I skal også give oplysninger om bl.a. formålene med behandlingen, kategorier af oplysninger og eventuelle modtagere og retten til berigtigelse, sletning mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4.2) (PDF)

Ændringen er gemt

Nuværende og tidligere ansatte har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som I behandler om vedkommende.

I skal også give oplysninger om bl.a. formålene med behandlingen, kategorier af oplysninger og eventuelle modtagere og retten til berigtigelse, sletning mv.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4.2) (PDF)

Spørgsmål 6

6. Kan jeres ansatte gøre indsigelse mod behandling af deres personoplysninger

Ændringen er gemt

Hvis du som dataansvarlig virksomhed modtager en indsigelse fra den ansatte, skal du tage stilling til, om indsigelsen er berettiget, også selvom din behandling af oplysninger i øvrigt er lovlig.

Du skal foretage en vurdering af, om behandlingen fortsat er nødvendig og eventuelt stoppe din behandling eller forklare den ansatte, at du har foretaget en konkret vurdering af hensynene og begrunde, hvorfor du mener, at indsigelsen ikke kan imødekommes.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4.5) (PDF)

Ændringen er gemt

Hvis du som dataansvarlig virksomhed modtager en indsigelse fra den ansatte, skal du tage stilling til, om indsigelsen er berettiget, også selvom din behandling af oplysninger i øvrigt er lovlig.

Du skal foretage en vurdering af, om behandlingen fortsat er nødvendig og eventuelt stoppe din behandling eller forklare den ansatte, at du har foretaget en konkret vurdering af hensynene og begrunde, hvorfor du mener, at indsigelsen ikke kan imødekommes.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4.5) (PDF)

Ændringen er gemt

Hvis du som dataansvarlig virksomhed modtager en indsigelse fra den ansatte, skal du tage stilling til, om indsigelsen er berettiget, også selvom din behandling af oplysninger i øvrigt er lovlig.

Du skal foretage en vurdering af, om behandlingen fortsat er nødvendig og eventuelt stoppe din behandling eller forklare den ansatte, at du har foretaget en konkret vurdering af hensynene og begrunde, hvorfor du mener, at indsigelsen ikke kan imødekommes.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4.5) (PDF)

Spørgsmål 7

7. Kan jeres ansatte få rettet, slettet eller begrænset behandlingen af deres personoplysninger?

Ændringen er gemt

Du bør som dataansvarlig arbejdsgiver altid sikre dig, at personoplysninger om dine ansatte er opdaterede.

Den ansatte har efter anmodning ret til at få rettet forkerte oplysninger om sig selv - uden unødig forsinkelse. Den ansatte har ligeledes ret til at supplere ufuldstændige personoplysninger, så disse bliver fuldstændige, fx i forbindelse med en personalesag.

Ansatte i en virksomhed har under visse omstændigheder ret til at få slettet personoplysninger, bl.a. hvis virksomheden ulovligt behandler oplysningerne, eller hvis det ikke længere er nødvendigt for virksomheden at opbevare oplysningerne.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4) (PDF)

Ændringen er gemt

Du bør som dataansvarlig arbejdsgiver altid sikre dig, at personoplysninger om dine ansatte er opdaterede.

Den ansatte har efter anmodning ret til at få rettet forkerte oplysninger om sig selv - uden unødig forsinkelse. Den ansatte har ligeledes ret til at supplere ufuldstændige personoplysninger, så disse bliver fuldstændige, fx i forbindelse med en personalesag.

Ansatte i en virksomhed har under visse omstændigheder ret til at få slettet personoplysninger, bl.a. hvis virksomheden ulovligt behandler oplysningerne, eller hvis det ikke længere er nødvendigt for virksomheden at opbevare oplysningerne.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4) (PDF)

Ændringen er gemt

Du bør som dataansvarlig arbejdsgiver altid sikre dig, at personoplysninger om dine ansatte er opdaterede.

Den ansatte har efter anmodning ret til at få rettet forkerte oplysninger om sig selv - uden unødig forsinkelse. Den ansatte har ligeledes ret til at supplere ufuldstændige personoplysninger, så disse bliver fuldstændige, fx i forbindelse med en personalesag.

Ansatte i en virksomhed har under visse omstændigheder ret til at få slettet personoplysninger, bl.a. hvis virksomheden ulovligt behandler oplysningerne, eller hvis det ikke længere er nødvendigt for virksomheden at opbevare oplysningerne.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 4) (PDF)

Spørgsmål 8

8. Opbevarer I oplysninger om fratrådte medarbejdere?

Ændringen er gemt

Virksomheder skal slette eller gøre personoplysninger anonyme, når det ikke længere er nødvendigt at have oplysningerne. Anonymiseringen skal dog være fuldstændig og uigenkaldelig. Man kan dog opbevare oplysningerne så længe, der er et sagligt behov for det.

Det kan fx være regler i skattelovgivningen, som betyder, at oplysninger skal opbevares i et vist tidsrum i forhold til indberetning til SKAT.

Du kan som arbejdsgiver også komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et afskedigelsesforløb. Opbevaring af oplysninger til dette formål vil som udgangspunkt blive betragtet som et sagligt formål, men du bør altid overveje, om der er et reelt behov for at opbevare oplysninger om tidligere ansatte og hvor længe oplysningerne opbevares.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.2) (PDF)

Ændringen er gemt

Virksomheder skal slette eller gøre personoplysninger anonyme, når det ikke længere er nødvendigt at have oplysningerne. Anonymiseringen skal dog være fuldstændig og uigenkaldelig. Man kan dog opbevare oplysningerne så længe, der er et sagligt behov for det.

Det kan fx være regler i skattelovgivningen, som betyder, at oplysninger skal opbevares i et vist tidsrum i forhold til indberetning til SKAT.

Du kan som arbejdsgiver også komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et afskedigelsesforløb. Opbevaring af oplysninger til dette formål vil som udgangspunkt blive betragtet som et sagligt formål, men du bør altid overveje, om der er et reelt behov for at opbevare oplysninger om tidligere ansatte og hvor længe oplysningerne opbevares.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.2) (PDF)

Ændringen er gemt

Virksomheder skal slette eller gøre personoplysninger anonyme, når det ikke længere er nødvendigt at have oplysningerne. Anonymiseringen skal dog være fuldstændig og uigenkaldelig. Man kan dog opbevare oplysningerne så længe, der er et sagligt behov for det.

Det kan fx være regler i skattelovgivningen, som betyder, at oplysninger skal opbevares i et vist tidsrum i forhold til indberetning til SKAT.

Du kan som arbejdsgiver også komme i en situation, hvor det er nødvendigt at kunne dokumentere et afskedigelsesforløb. Opbevaring af oplysninger til dette formål vil som udgangspunkt blive betragtet som et sagligt formål, men du bør altid overveje, om der er et reelt behov for at opbevare oplysninger om tidligere ansatte og hvor længe oplysningerne opbevares.

Læs mere i Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold (afsnit 6.2) (PDF)